Phần Mềm DMS – Giúp Doanh Nghiệp Phân Phối Tăng 200% Lợi Nhuận Trong 6 Tháng

Trong thời đại chuyển số ngày nay, DMS (Distribution Management System) hay phần mềm DMS, còn gọi là phần mềm quản lý kênh phân phối, là một hệ thống quản lý các điểm bán, nhà phân phối và kết nối chúng trên một nền tảng. Đây là xu hướng quản lý đang được nhiều doanh nghiệp, nhà máy và các nhãn hàng lựa chọn để phân phối sản phẩm trên thị trường Việt Nam cũng như trên toàn cầu.

Phần mềm DMS hỗ trợ doanh nghiệp số hóa và quản lý thông tin liên quan đến chuỗi cung ứng và quá trình phân phối sản phẩm từ nhân viên thị trường đến mỗi nhà bán lẻ, bán buôn và điểm phân phối. Nó giúp tự động hóa quy trình, cung cấp thông tin chính xác và chi tiết về lượng hàng tồn kho, tình hình bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, đánh giá hiệu quả của các kênh phân phối, và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.

Sự quan trọng của phần mềm DMS xuất phát từ các lợi ích mà nó mang lại. Việc hiện thực hóa quy trình, từ việc ghi nhận dữ liệu đến đánh giá hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa chi phí. Nó cũng giúp tăng cường sự đáng tin cậy và minh bạch trong quá trình phân phối sản phẩm.

Phần mềm DMS được thiết kế để tùy chỉnh và phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh và ngành công nghiệp khác nhau. Do đó, nó có thể đáp ứng nhu cầu và yêu cầu của từng doanh nghiệp, đồng thời tối ưu hóa hiệu suất của hệ thống phân phối.

Phần mềm DMS là gì?

DMS viết tắt của Distribution Management System, là thuật ngữ được sử dụng để chỉ các phần mềm hỗ trợ quản lý hệ thống kênh phân phối. Phần mềm này giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động liên quan đến thị trường, các kênh phân phối và quá trình phân phối hàng hóa tại điểm bán. Hệ thống DMS thực hiện nhiều chức năng quan trọng, bao gồm quản lý nhân viên bán hàng trên thị trường, tự động hóa quy trình bán hàng, quản lý hàng tồn kho và công nợ, và nhiều chức năng khác.

Đối với một số ngành đặc thù như FMCG, dược phẩm, các loại hình phân phối truyền thống, các nhà máy sản xuất sản phẩm cần phân phối đều cần sử dụng hệ thống phần mềm DMS quản lý kênh phân phối. Hệ thống DMS giúp quản lý việc phân phối sản phẩm của doanh nghiệp đến các kênh đại lý, bán buôn và các điểm phân phối khác. Đặc thù của hệ thống này là phải có khả năng quản lý định vị nhân viên thị trường, theo dõi và quản lý điểm bán, giám sát hình ảnh sản phẩm tại điểm bán, kiểm tra tồn kho tại các điểm bán và quản lý các POSM (hàng trưng bày sản phẩm) tại các điểm bán.

Phần mềm DMS đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh và quản lý hiệu quả hệ thống phân phối của các doanh nghiệp, đồng thời tăng cường sự chuyên nghiệp và hiệu suất trong hoạt động kinh doanh trên thị trường.

Phần mềm DMS quản lý hệ thống phân phối có các chức năng chính sau:

1. Quản lý nhân viên kinh doanh (nhân viên thị trường): Hệ thống DMS giúp quản lý thông tin về nhân viên kinh doanh, theo dõi hoạt động của họ và định vị vị trí khi đi làm việc trên thị trường.

2. Quản lý hành trình tuyến và định vị nhân viên thị trường: DMS giúp lập lịch trình và quản lý hành trình tuyến cho nhân viên thị trường, đồng thời cung cấp chức năng định vị để theo dõi vị trí của họ trong quá trình làm việc.

3. Quản lý nhà phân phối: Hệ thống DMS cho phép doanh nghiệp quản lý thông tin về các nhà phân phối, bao gồm thông tin liên hệ, lịch sử giao dịch, và các thông tin khác liên quan.

4. Quản lý điểm bán hàng: DMS giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý các điểm bán hàng, bao gồm thông tin về cửa hàng, lượng hàng tồn kho, doanh số bán hàng và các chỉ số hiệu suất khác.

5. Quản lý bán buôn (wholesales): Hệ thống DMS hỗ trợ quản lý thông tin về bán buôn, bao gồm thông tin về nhà phân phối, lượng hàng tồn kho, doanh số bán hàng và các giao dịch liên quan.

6. Quản lý POSM (Point of Sales Material): DMS giúp doanh nghiệp quản lý các hàng hóa và vật dụng trưng bày tại điểm bán, đảm bảo chúng được hiển thị một cách hợp lý và hấp dẫn.

7. Quản lý doanh thu và sản lượng từng SKU: Hệ thống DMS cung cấp thông tin về doanh số bán hàng và sản lượng của từng sản phẩm (SKU) để giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng mặt hàng.

8. Hệ thống phần mềm liên kết: DMS kết nối các thành phần trong hệ thống phân phối như quản lý hệ thống (admin), nhân viên thị trường, nhà phân phối, bán buôn và các điểm bán, đảm bảo thông tin được chia sẻ và cập nhật một cách liên tục và chính xác.

Nhờ vào các chức năng này, phần mềm DMS trở thành công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả quy trình kinh doanh và tối ưu hóa hoạt động của hệ thống phân phối.

Đối tượng sử dụng phần mềm DMS?

Phần mềm DMS quản lý hệ thống phân phối sẽ được xử lý và sử dụng bởi các đối tượng sau:

1. Admin (quản lý bán hàng): Admin sẽ là người quản lý và giám sát hoạt động kinh doanh chung của hệ thống DMS. Họ sẽ có quyền truy cập và quản lý thông tin liên quan đến các phòng ban và người dùng khác trong hệ thống.

2. Giám sát vùng (ASM – Area Sales Manager): ASM sẽ sử dụng phần mềm DMS để quản lý và giám sát hoạt động của nhóm nhân viên kinh doanh và nhân viên thị trường trong khu vực được giao phụ trách.

3. Giám sát bán hàng (GS – Sales Supervisor): GS có nhiệm vụ quản lý và giám sát hoạt động của các nhân viên kinh doanh và nhân viên thị trường trực tiếp dưới sự chỉ đạo của ASM.

4. Nhân viên kinh doanh, nhân viên thị trường: Nhân viên kinh doanh và thị trường sẽ sử dụng phần mềm DMS để ghi nhận thông tin từ việc thực hiện hoạt động bán hàng, quản lý lộ trình, và cập nhật thông tin tại điểm bán.

5. Bộ phận Marketing: Phòng Marketing có thể sử dụng phần mềm DMS để phân tích dữ liệu về hoạt động bán hàng, xu hướng thị trường, và đưa ra các chiến lược tiếp thị phù hợp.

6. Nhà phân phối: Nhà phân phối sẽ sử dụng phần mềm DMS để quản lý thông tin về hàng tồn kho, doanh số bán hàng và giao dịch với doanh nghiệp.

7. Điểm bán (Cổng thông tin, Zao Mini App hoặc Web hoặc Mobile App): Các điểm bán sẽ sử dụng phần mềm DMS thông qua cổng thông tin hoặc ứng dụng di động để cập nhật thông tin hàng tồn kho, báo cáo doanh số bán hàng và thực hiện các giao dịch.

8. Wholesales (Cổng thông tin, Zao Mini App hoặc Web hoặc Mobile App): Các nhà bán buôn cũng sẽ sử dụng phần mềm DMS thông qua cổng thông tin hoặc ứng dụng di động để quản lý thông tin hàng tồn kho, doanh số bán hàng và giao dịch với doanh nghiệp.

Tóm lại, phần mềm DMS sẽ hỗ trợ và tương tác với nhiều phòng ban và đối tượng trong doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và quản lý hiệu quả hệ thống phân phối.

Xu hướng công nghệ phần mềm DMS ở Việt Nam?

1. Ứng dụng di động (Mobile App): Phần mềm DMS sử dụng ứng dụng di động để hỗ trợ nhân viên thị trường lên đơn hàng, định vị vị trí, quản lý tồn kho tại các điểm bán và chụp ảnh tại các điểm bán để quản lý. Đồng thời, giám đốc vùng (ASM) cũng có thể dễ dàng quản lý các nhân viên cấp dưới thông qua ứng dụng di động.

2. Ứng dụng Web (Web App): Phần mềm DMS có ứng dụng Web dành cho admin và quản lý bán hàng, giúp kiểm soát lượng hàng tồn kho tại các điểm bán và tổng cộng, hoặc kiểm soát hàng tồn kho tại nhà phân phối.

3. Ứng dụng Web cho Kế toán: Phần mềm DMS hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc kiểm soát công nợ, lỗ lãi và tình hình thu chi liên quan đến quá trình kinh doanh và phân phối.

4. Zalo Mini App, Web App hay Loyalty App: Đối với việc thúc đẩy doanh số bán hàng và kết nối bán hàng từ điểm bán hay nhà bán buôn trực tiếp tới công ty tổng và kho tổng để đặt hàng, phần mềm DMS sử dụng các ứng dụng Zalo Mini, Web App hoặc Loyalty App.

5. Trí tuệ nhân tạo (AI): Công nghệ trí tuệ nhân tạo được tích hợp vào phần mềm DMS để phân tích số liệu bán hàng và các thông tin liên quan đến các điểm bán và vùng kinh doanh. Thông qua việc phân tích này, phần mềm DMS đưa ra các kế hoạch sản xuất và nhập hàng từ nhà cung cấp, đồng thời cung cấp các giải pháp quản lý bán hàng và kênh phân phối hiệu quả hơn.

Tổng cộng, xu hướng công nghệ phần mềm DMS ngày càng tập trung vào việc ứng dụng các ứng dụng di động, Web App và trí tuệ nhân tạo để tối ưu hóa quy trình kinh doanh, nâng cao hiệu suất và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của thị trường phân phối hiện đại. Các công nghệ này giúp đẩy mạnh khả năng quản lý và kết nối giữa các bên liên quan trong hệ thống phân phối, từ nhà sản xuất, nhà phân phối đến các điểm bán hàng và khách hàng.

Tính năng của hệ thống DMS – Phần mềm quản lý phân phối

a. Đối với nhân viên bán hàng thực tế ngoài thị trường

1. Quản lý đi tuyến và định vị: Đại lý có thể xem, lên kế hoạch và theo dõi quá trình đi tuyến theo quy trình chuẩn, giúp nâng cao hiệu quả công việc bằng việc kiểm soát lộ trình và vị trí địa lý trên điện thoại di động.

2. Quản lý tồn kho và đặt hàng: Nhân viên bán hàng có thể quản lý tồn kho tại các điểm bán và đặt hàng dễ dàng thông qua ứng dụng di động, đồng thời có thể cập nhật thông tin sản phẩm, khuyến mãi, kênh bán hàng và lịch sử mua hàng – bán hàng – công nợ.

3. Tăng cường phạm vi tiếp cận: Phần mềm DMS giúp mở rộng phạm vi tiếp cận của các cửa hàng địa phương bằng việc mở các cửa hàng mới và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

b. Đối với Doanh nghiệp (Giám sát, kế toán…)

1. Tối ưu hoá hiệu quả nhân viên Sales: Phần mềm DMS hỗ trợ kiểm soát hoạt động đi tuyến trên bản đồ GPS, giúp nâng cao khả năng đi tuyến, bán hàng và mở mới điểm bán của đội Sales.

2. Kiểm soát và mở rộng thị phần, độ phủ: Cung cấp báo cáo trực quan dạng bản đồ nhiệt về mức độ bao phủ điểm bán trên thị trường và khả năng phủ hàng hóa trên từng khu vực.

3. Quản lý các hoạt động bán hàng: Theo dõi doanh thu, doanh số, và đơn hàng từ đội ngũ Sales qua ứng dụng DMS hoặc từ chủ điểm bán đặt hàng trực tiếp.

4. Quản lý chương trình Trade Marketing: Theo dõi việc triển khai và thực hiện các chương trình khuyến mãi, thực hiện và trả lương tới từng điểm bán lẻ.

c. Dành cho Điểm bán/Nhà phân phối/Wholesales

1. Hỗ trợ điểm bán trong hệ thống bán hàng: Điểm bán có thể sử dụng các tính năng bổ sung trong phần mềm DMS để quản lý và báo cáo hiệu quả các hoạt động bán hàng.

2. Đặt hàng trực tiếp từ nhà cung cấp: Điểm bán có thể tìm kiếm và đặt hàng trực tiếp từ nhà cung cấp thông qua phần mềm DMS.

3. Tham gia chương trình Trade Marketing: Điểm bán có thể xem chi tiết các chương trình khuyến mãi mà các công ty áp dụng khi nhập hàng.

4. Thông tin chi tiết về sản phẩm: Điểm bán có thể theo dõi danh sách sản phẩm chi tiết từ các nhà cung cấp, bao gồm thông tin sản phẩm, ảnh, bảng giá và thông tin về sản phẩm mới.

5. Trao đổi đơn hàng: Cung cấp phản hồi trực tiếp cho nhà cung cấp về các vấn đề gặp phải với mỗi đơn hàng thông qua phần mềm DMS.

Lộ trình triển khai phần mềm quản lý phân phối DMS cho doanh nghiệp

1, Lựa chọn mô hình triển khai phù hợp

Sau khi xác định mục tiêu và chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần lựa chọn mô hình triển khai phù hợp. Có một số mô hình triển khai DMS mà doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• Triển khai toàn diện (Full Deployment): Áp dụng DMS cho tất cả các ngành và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp. Triển khai toàn diện giúp tối ưu hóa các quy trình và chức năng của hệ thống phân phối.

• Triển khai theo giai đoạn (Phased Deployment): Áp dụng DMS từng bước một vào các phạm vi hoạt động cụ thể của doanh nghiệp. Triển khai theo giai đoạn giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và điều chỉnh quy trình triển khai một cách hiệu quả.

• Triển khai theo khu vực (Regional Deployment): Áp dụng DMS cho từng khu vực hoặc đơn vị của doanh nghiệp một cách riêng biệt. Triển khai theo khu vực giúp doanh nghiệp tập trung vào từng khu vực và dễ dàng thích nghi với điều kiện địa phương.

2, Thực hiện đào tạo và hỗ trợ

Sau khi triển khai DMS, đào tạo nhân viên về cách sử dụng phần mềm là một bước quan trọng. Doanh nghiệp nên đảm bảo nhân viên được đào tạo về việc sử dụng DMS một cách hiệu quả, đồng thời cung cấp hỗ trợ thường xuyên trong quá trình triển khai và sau khi triển khai.

• Đào tạo nhân viên: Doanh nghiệp nên sắp xếp thời gian và địa điểm để đào tạo nhân viên về cách sử dụng phần mềm DMS. Hỗ trợ đào tạo ở các vùng miền khác nhau giúp nhân viên tiếp cận công nghệ thông tin một cách dễ dàng.

• Hỗ trợ sử dụng DMS: Các doanh nghiệp cần đảm bảo rằng nhân viên bán hàng có thể nhận hỗ trợ thường xuyên trong quá trình triển khai và sử dụng DMS. Hỗ trợ từ nhà cung cấp giúp giải quyết các vấn đề phát sinh và đảm bảo DMS được áp dụng hiệu quả.

3, Đánh giá và cải tiến

Sau khi triển khai DMS và sử dụng trong thời gian dài, doanh nghiệp nên đánh giá hiệu quả của giải pháp và cải tiến nếu cần thiết. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng DMS đáp ứng đủ các yêu cầu và mục tiêu đã đề ra ban đầu và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

Đánh giá hiệu quả DMS có thể dựa trên các tiêu chí như:

• Tính hiệu quả trong việc quản lý hệ thống phân phối.
• Sự tăng cường trong hoạt động bán hàng và mở rộng thị trường.

Phần mềm quản lý phân phối DMS đã trở thành một xu hướng không thể phủ nhận trong thời đại chuyển số ngày nay. Đối với các doanh nghiệp và hệ thống phân phối, DMS mang lại những lợi ích vượt trội, giúp tối ưu hóa quy trình, tăng cường hiệu quả kinh doanh và mở rộng thị trường.

Với các tính năng đa dạng như quản lý nhân viên kinh doanh, điểm bán hàng, nhà phân phối, chương trình khuyến mãi và hàng tồn kho, DMS giúp doanh nghiệp nắm bắt mọi thông tin một cách dễ dàng và nhanh chóng. Nhân viên bán hàng cũng được hỗ trợ mạnh mẽ bằng việc tự động hóa công việc, đồng thời giúp giám sát và lập kế hoạch công việc hiệu quả hơn.

Đối với doanh nghiệp, DMS mang lại sự tối ưu hoá đội ngũ nhân viên bán hàng và giúp kiểm soát, mở rộng thị phần và độ phủ mạnh mẽ hơn. Ngoài ra, nhờ tích hợp công nghệ AI trí tuệ nhân tạo, DMS giúp phân tích số liệu bán hàng và thị trường, từ đó đưa ra các kế hoạch sản xuất, nhập hàng và giải pháp quản lý bán hàng hiệu quả.

Tuy triển khai DMS có thể đòi hỏi một quá trình lựa chọn nhà cung cấp và đào tạo nhân viên cẩn thận, nhưng lợi ích và tiềm năng mà nó mang lại cho doanh nghiệp là vô cùng đáng kể. Nó không chỉ giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn giữ cho doanh nghiệp cạnh tranh mạnh mẽ trong thị trường ngày càng cạnh tranh và phát triển trong thời đại chuyển số.

Phần mềm quản lý phân phối DMS không chỉ là một công cụ hỗ trợ, mà còn là một chiến lược quản lý hiện đại hóa và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Việc áp dụng DMS sẽ giúp doanh nghiệp tiến tới mục tiêu phát triển bền vững và khẳng định vị thế trong thị trường cạnh tranh ngày nay.

Cập Nhật Gần Nhất: 31/07/2023